Verhaltenskodex

1. Ehrlichkeit, Integrität und Fairness

Das Unternehmen und seine Mitarbeiter sind dem Grundsatz von Ehrlichkeit, Integrität und Fairness bei der Erbringung von Dienstleistungen und der Lieferung von Waren uneingeschränkt verpflichtet. Mitarbeiter führen Geschäftsvorgänge, Anträge auf Leistungen, Beschaffung und Personalauswahl offen, fair und unparteiisch. Dieser Kodex gilt für jeden Beschäftigten, einschließlich befristet und in Teilzeit Beschäftigter.

2. Chancengleichheit

Auction Experts ist ein Arbeitgeber der Chancengleichheit. Entscheidungen über Personalgewinnung, Einstellung, Weiterbildung, Aufgabenzuweisung, Beförderung, Versetzung, Beendigung und Vergütung werden unabhängig von Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, Religion, Staatsangehörigkeit, Alter, Behinderung oder einem anderen geschützten Merkmal getroffen.

3. Sicherheit und Gesundheit

Das Unternehmen ist einem verletzungs- und krankheitsfreien Arbeitsplatz verpflichtet, der umweltverträglich und im Einklang mit den Gesetzen zum Schutz von Arbeitssicherheit und Umwelt betrieben wird. Von jedem Beschäftigten wird erwartet, seine Arbeit sicher auszuführen.

4. Fairer Wettbewerb

Wettbewerbswidrige Praktiken sind untersagt. Beschäftigte treffen mit Wettbewerbern keine Absprachen über Preise, Produktionsbeschränkungen, Marktaufteilung oder Scheinangebote; sie greifen keine Kunden ab; sie werben keine Mitarbeiter ab, um Geschäft zu übernehmen; und sie unternehmen nichts, was Verbrauchern schadet oder gegen das Wettbewerbsrecht verstößt.

5. Unternehmensführung und Korruptionsbekämpfung

Das Unternehmen hat null Toleranz gegenüber Korruption. Beschäftigte dürfen Amtsträgern oder Geschäftspartnern nichts von Wert anbieten, um einen unlauteren Vorteil zu erlangen. Externe Auftragnehmer müssen zu angemessenen, dokumentierten Honoraren arbeiten und die Unternehmensrichtlinien einhalten.

6. Finanzberichterstattung

Jeder Geschäftsvorfall wird so erfasst, dass klare Abschlüsse nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen erstellt werden können. Falsche Buchungen sind untersagt, es dürfen keine nicht offengelegten Mittel oder Vermögenswerte gebildet werden, und jede Zahlung erfordert einen Beleg.

7. Beschränkende Vereinbarungen mit Dritten

Beschäftigte verstoßen nicht gegen beschränkende Vereinbarungen mit früheren Arbeitgebern und verwenden oder offenbaren keine vertraulichen Informationen oder Geschäftsgeheimnisse aus früheren Beschäftigungsverhältnissen.

8. Öffentliche Aufträge und Leistungen

Das Unternehmen hält alle einschlägigen Vorschriften über öffentliche Aufträge ein und stellt sicher, dass Berichte, Bescheinigungen und Erklärungen gegenüber Amtsträgern richtig und vollständig sind.

9. Annahme von Vorteilen

Mitarbeiter fordern oder nehmen ohne Zustimmung des Ethikbeauftragten keine Vorteile von Geschäftskontakten an. Ein Geschenk unter 10 € darf ausnahmsweise angenommen werden, wenn eine Ablehnung unhöflich wäre; jedes andere Geschenk erfordert binnen fünf Tagen die schriftliche Zustimmung des Ethikbeauftragten. Dieser führt Aufzeichnungen über den Antragsteller, den Anlass, Art und Wert des Geschenks und darüber, wie damit verfahren wurde.

10. Interessenkonflikte

Ein Konflikt entsteht, wenn private Interessen eines Mitarbeiters mit denen des Unternehmens konkurrieren — finanzielle Interessen, familiäre Verbindungen, persönliche Freundschaften oder gesellschaftliche Verpflichtungen. Mitarbeiter nutzen ihre Position nicht zum persönlichen Vorteil, vermeiden schon den Anschein eines Konflikts und zeigen tatsächliche oder wahrgenommene Konflikte dem Ethikbeauftragten schriftlich an.

11. Missbrauch der Stellung

Mitarbeiter, die ihre dienstliche Stellung zum persönlichen Vorteil oder zur Begünstigung von Verwandten oder Freunden missbrauchen, müssen mit arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder Strafverfolgung rechnen. Die Bevorzugung des Unternehmens eines Verwandten als Lieferant und die Weitergabe geschützter Informationen sind beides Beispiele dafür.

12. Vertrauliche und geschützte Informationen

Mitarbeiter geben vertrauliche oder exklusive Informationen ohne Befugnis an niemanden weiter. Wer solche Informationen verwaltet, sorgt für angemessene Vorkehrungen gegen ihren Missbrauch; eine unbefugte Offenlegung personenbezogener Daten kann zugleich gegen das Datenschutzrecht verstoßen.

13. Unternehmenseigentum

Mitarbeiter mit Zugang zu Unternehmenseigentum nutzen es ordnungsgemäß und zu geschäftlichen Zwecken. Die Aneignung von Eigentum zur privaten Nutzung oder zum Weiterverkauf ist streng untersagt.

14. Nebentätigkeit

Wer eine bezahlte Tätigkeit außerhalb des Unternehmens aufnehmen möchte, holt zuvor die schriftliche, datierte und unterzeichnete Genehmigung des Ethikbeauftragten ein. Die Genehmigung wird versagt, wenn die Tätigkeit mit den Interessen und Werten des Unternehmens kollidiert.

15. Einhaltung des Kodex

Es liegt in der persönlichen Verantwortung jedes Mitarbeiters, diesen Kodex zu verstehen und einzuhalten; alle Mitarbeiter unterzeichnen eine Grundsatzerklärung. Führungskräfte stellen sicher, dass die ihnen unterstellten Personen ihn verstehen. Die Fragen, die man sich vor einer Handlung stellt: Entspricht es der Unternehmensrichtlinie? Ist es legal? Was würden Kolleginnen und Kollegen denken? Würde ich es anderen erzählen? Wie würden Kunden reagieren? Würde es standhalten, wenn eine Zeitung darüber berichtet? Welche Auswirkungen hat es auf die Umwelt?

16. Sanktionen

Das Unternehmen ergreift bei Verstößen zügig angemessene Abhilfemaßnahmen. Der Ethikbeauftragte prüft die Beschwerde, hört die Beteiligten an, stellt den Sachverhalt fest und trifft eine schriftliche Entscheidung, die Sachverhalt, Verstoß und Begründung nennt. Die Sanktionen reichen von einer Ermahnung oder Rüge bis zu Versetzung, Freistellung oder Kündigung; Geldbußen reichen von einem Fünftel bis zum Fünffachen eines Monatsgehalts. Schwere Verstöße werden den Behörden gemeldet.

17. Meldung

Beschäftigte sind verpflichtet, jeden Verstoß gegen den Kodex unverzüglich zu melden. Das Unternehmen stellt vertrauliche Kanäle zum Ethikbeauftragten bereit, und niemand wird für eine in gutem Glauben erstattete Meldung in irgendeiner Weise gemaßregelt oder benachteiligt. Eine Benachteiligung selbst ist dem Ethikbeauftragten unverzüglich zu melden.

18. Der Ethikbeauftragte

Es wird ein Ethikbeauftragter bestellt — bei entsprechender Unternehmensgröße eine externe Fachperson —, ausgewählt nach Vertrauenswürdigkeit, Unabhängigkeit und Fachkunde in Compliance-Fragen. Der Beauftragte nimmt Hinweise entgegen und untersucht sie, legt den Kodex aus, gibt Orientierung und berichtet regelmäßig darüber, wie wirksam der Kodex ist.

Anhang 1 — was als Vorteil gilt

Ein Vorteil umfasst Geschenke, Darlehen, Honorare, Belohnungen, Provisionen, Wertpapiere, Sachwerte, Ämter, Anstellungen, Aufträge, Forderungsverzichte, Dienstleistungen, Gefälligkeiten und Schutz vor Sanktionen — und jedes Angebot und jedes Versprechen davon. Beschäftigte verpflichten sich, weder unmittelbar noch mittelbar Bestechungsgelder zu fordern, keine Reisekosten ohne geschäftlichen Bezug anzunehmen, keine Parteispenden anzubieten, keine persönlichen Rabatte anzunehmen, die nicht allgemein verfügbar sind, keine übermäßigen Bewirtungen oder Unterhaltungsangebote anzunehmen, sicherzustellen, dass kein Geschenk den Anschein einer unzulässigen Beeinflussung erwecken kann, und jeden Zweifel dem Ethikbeauftragten vorzulegen.

Anhang 2 — wie mit Geschenken verfahren wird

Verderbliche Geschenke werden im Büro oder bei Firmenveranstaltungen geteilt. Brauchbare Gegenstände gehen an gemeinnützige Einrichtungen, historische Stücke an Bibliotheken oder Museen, Ausstellungsstücke bleiben in den Räumen des Unternehmens. Ein persönlicher Gegenstand unter 100 € darf beim Empfänger verbleiben.

Anhang 3 — Beispiele für Interessenkonflikte

Ein Mitarbeiter, der eine finanzielle Beteiligung an einem Unternehmen hält, das als Lieferant in Betracht gezogen wird, befindet sich in einem Interessenkonflikt. Ebenso ein Mitarbeiter, der häufig Geschenke von Lieferanten oder Auftragnehmern annimmt.

Fragen zu diesem Kodex

Fragen und Meldungen gehen an info@auction-experts.com oder +31 (0)6 82047260 — Logan ICT Services B.V., Overhoeksplein 3, 1031 KS Amsterdam, Niederlande.