Auction Experts ist Auktionatorsoftware, die den vollständigen Auktionszyklus eines Auktionshauses führt — von dem Moment, in dem eine Einlieferung eintrifft, bis zu dem Moment, in dem die Käuferrechnung bezahlt ist. Timed-, Live-, verdeckte und private Auktionen laufen alle aus demselben Backoffice, auf einer Bieterdatenbank und einem Katalog.
Der Zyklus
| Phase | Was passiert |
|---|---|
| Einlieferung | Registrierung des Einlieferers, Warenannahme, Anreicherung der Losdaten, Etiketten, Einliefererverträge. |
| Katalogisierung | Kategorien, Bilder, Metadaten, Losreihenfolge, XML-Export für den Druckkatalog. |
| Veröffentlichung | Live auf Ihrer Website und an die angebundenen Marktplätze übergeben. |
| Bieten | Timed, live, verdeckt, privat. Telefongebote und schriftliche Gebote. Registrierung und Freischaltung. |
| Schluss | Zuschläge berechnet, Benachrichtigungen versandt, unverkaufte Lose in den Nachverkauf geleitet oder an den Einlieferer zurückgegeben. |
| Abrechnung | Rechnungen an Käufer und Einlieferer, Provision, Transport, Mahnungen, Zahlungsdienstleister. |
| Buchhaltung | Rechnungen und Ergebnisse über die Integrations-API in Ihr Finanzsystem exportiert. |
Warum es zählt, dass dies ein System ist
Auktionshäuser, die die Einlieferung in einer Tabelle führen, den Katalog in einem Layoutprogramm bauen, auf einem Portal bieten lassen und in einer Buchhaltungssoftware abrechnen, verbringen einen erstaunlichen Teil ihrer Woche damit, Daten zwischen diesen Systemen zu bewegen — und jede Übertragung ist eine Gelegenheit, einen Fehler in ein rechtsverbindliches Dokument zu tragen.
Hier ist der Losdatensatz, der bei der Einlieferung entsteht, derselbe Datensatz, der im Katalog erscheint, Gebote annimmt und die Rechnung erzeugt. Nichts wird abgetippt.
Bieterverwaltung
Jeder Bieter hat einen Datensatz: Registrierungsdaten, Ausweis- und KYC-Dokumente, Freischaltungsstatus, Gebotsverlauf über alle Ihre Auktionen hinweg, Rechnungen und Bezahlstatus. Registrierungen lassen sich manuell oder automatisch freischalten, mit USt.-ID-Prüfung über VIES und SMS-Verifizierung. Kautionen und Bietlimits werden je Bieter oder je Auktion gesetzt.
Auktionsverwaltung
Auktionen werden mit eigenen Bietschritten, eigenem Aufgeld, eigener mehrwertsteuerlicher Behandlung, Währung und Schlussverhalten angelegt. Während der Auktion verfolgt das Team die Gebote in Echtzeit, passt den Zeitplan an und überlässt Auction Experts die Benachrichtigungen bei Überbietung und den Schluss. Auktionen lassen sich kopieren — eine wiederkehrende Monatsauktion wird also einmal eingerichtet.
Losverwaltung
Lose werden einzeln angelegt, per Tabelle im Stapel hochgeladen oder über die REST-API aus Ihrem eigenen Katalogsystem eingespielt. Jedes Los trägt Bilder, Beschreibungen und Übersetzungen, Schätzpreise, Mindestpreis, eigene Bietschritte und eine Schlusszeit. Unverkaufte Lose gehen in den Nachverkauf oder in die nächste Auktion, ohne neu katalogisiert zu werden.
Rechnungsstellung
Rechnungen entstehen automatisch beim Schluss der Auktion, mit Aufgeld, MwSt. auf Aufgeld und Versand — nach Regeln statt von Hand. Sie tragen Ihr Erscheinungsbild, gehen in der Sprache des Käufers heraus und sind für Zahlung und Abgleich an Ihren Zahlungsdienstleister angebunden.
Auswertungen und Analysen
Auction Experts berichtet, was die Auktion tatsächlich gebracht hat: Verkaufsquote und Zuschlagssumme je Auktion, Ergebnisse je Los und je Kategorie, Registrierung und Beteiligung der Bieter, Bietaktivität über die Laufzeit einer Timed-Auktion und offene Rechnungen. Berichte lassen sich nach Excel, CSV und PDF exportieren, und dieselben Daten stehen über die API zur Verfügung, wenn Sie sie in Ihrem eigenen BI-Werkzeug haben wollen.
Plattform
Auction Experts läuft als SaaS auf Microsoft Azure mit dynamischer Skalierung und Überwachung rund um die Uhr, in allen modernen Browsern und auf allen Geräten. Die Integration erfolgt über die REST-API; die Authentifizierung über OAuth 2.0 mit Single Sign-on; das Event-System löst Webhooks für eigene Automatisierungen aus; und das CMS erlaubt Ihrem Team, Website, E-Mails und Rechnungsvorlagen ohne Entwickler zu bearbeiten.
Dieselbe Software trägt eine Monatsauktion mit zweihundert Losen und ein Portal mit mehreren Tausend.
Was das im Einzelnen umfasst
Die vollständige Funktionsliste →Rechnungsstellung und Abrechnung auf der vollständigen Liste →
- Automatische KäuferrechnungenWenn die Auktion schließt, gehen Rechnungen mit bereits berechnetem Zuschlag, Aufgeld, MwSt. und Kosten heraus.
- Einlieferer-AbrechnungenAuch der Einlieferer bekommt seine Aufstellung — was verkauft wurde, was es gebracht hat, was Sie abgezogen haben und was ihm zusteht.
- Ein Lauf erzeugt Käufer- und Einliefererrechnungen gemeinsamSchließen Sie die Auktion einmal, und beide Seiten der Papiere entstehen im selben Durchlauf — immer zueinander passend.
- Rechnungen zusammenfassen oder je Einlieferer trennenEin Käufer, der Lose von sechs Einlieferern erhalten hat, bekommt eine Rechnung oder sechs — je nachdem, wie Sie arbeiten.
- Käuferaufstellung vor der Vergabe einer RechnungsnummerZeigen Sie dem Käufer, was er schuldet, bevor die Rechnungsnummer vergeben wird — Korrekturen zerreißen dann Ihre Nummernfolge nicht.
- Storno-Rechnungen mit der Ursprungsrechnung verknüpftStornieren oder korrigieren Sie eine Rechnung ordentlich, wobei die Storno-Rechnung mit dem verknüpft ist, was sie aufhebt.
- Rechnungspositionen von Hand bearbeitenErgänzen Sie eine Versandkostenposition, erlassen Sie eine Gebühr oder korrigieren Sie eine Zeile, ohne die ganze Rechnung neu zu bauen.
- Eine Rechnung abschließen und sperrenWenn sie stimmt, frieren Sie sie ein, damit niemand eine Rechnung bearbeitet, die bereits beim Käufer ist.
- RechnungsnummernkreisFortlaufende Rechnungsnummern ohne Lücken — genau das, was Ihre Buchhaltung und das Finanzamt erwarten.
- Rechnungen nach Nummer, Empfänger oder Status findenBeantworten Sie „ist das bezahlt?“ in Sekunden statt durch Öffnen einer Tabelle.
- Acht BezahlstatusVerfolgen Sie, ob eine Rechnung per Karte, per PIN, bar oder per Überweisung bezahlt wurde oder noch offen ist — nicht nur bezahlt oder unbezahlt.
- Teilzahlungen verfolgtEin Käufer zahlt die Hälfte jetzt und die Hälfte bei Abholung, und der offene Rest ist immer sichtbar.
- Rechnungen und Mahnungen versandt, mit ZustellstatusMahnen Sie säumige Zahler automatisch und sehen Sie, wer wann erinnert wurde.
- Rechnungsprotokoll und interne NotizenHalten Sie das Telefonat, in dem der Käufer Zahlung für Freitag zugesagt hat, direkt an der Rechnung fest.
- Rechnungs- und Lieferanschrift auf der Rechnung eingefrorenDie Rechnung behält die Anschrift, an die sie ausgestellt wurde — unabhängig davon, was der Käufer später ändert.
- Bankumsätze gegen Rechnungen abgeglichenImportieren Sie den Kontoauszug und lassen Sie das System Zahlungen den Rechnungen zuordnen, statt es mit dem Auge zu tun.
- Auszahlungen an Einlieferer mit FreigabeschrittWas Einlieferern zusteht, wird vorbereitet, von einer zweiten Person freigegeben und beim Versand festgehalten.
- Protokolle des ZahlungsdienstleistersWenn eine Kartenzahlung scheitert, sehen Sie genau, was der Dienstleister gemeldet hat.
- Peppol-E-RechnungSenden Sie Käuferrechnungen als strukturierte E-Rechnungen über das Peppol-Netz, sodass sie direkt in der Buchhaltung des Empfängers landen — kein PDF zum Abtippen.
Gebühren, Provision und Steuern auf der vollständigen Liste →
- Aufgeld als Prozentsatz des ZuschlagsSchlagen Sie Ihre Provision automatisch auf den Zuschlag auf, bei jedem Los.
- Gebühren als Festbetrag oder als ProzentsatzBerechnen Sie 20 % Provision und eine pauschale Losgebühr von 5 € gemeinsam auf derselben Rechnung.
- Mindest- und Höchstgrenzen je GebührDie Provision beträgt 15 %, aber nie weniger als 10 € und nie mehr als 2.000 €.
- Gestaffelte Provision nach Preisklasse25 % auf die ersten 50.000 €, 20 % darüber — das übliche Modell der Auktionshäuser, eingebaut.
- Gebühren auf Auktions-, Los- oder KundenebeneAndere Sätze für eine Benefizauktion, für ein einzeln verhandeltes Los oder für einen Stammhändler.
- GebührengruppenBündeln Sie Aufgeld, Versicherung und Losgebühr zu einem benannten Modell, das Sie mit einem Klick zuweisen.
- Zusatzkosten auf einzelnen LosenRechnen Sie Transport-, Restaurierungs- oder Lagerkosten den Losen zu, bei denen sie tatsächlich angefallen sind.
- Je Bieter vereinbarte ProvisionHalten Sie den Satz ein, den Sie mit einem bestimmten gewerblichen Käufer ausgehandelt haben.
- MwSt.-Sätze je Land, mit EU-BehandlungVerkaufen Sie von einer Plattform aus nach Deutschland, Frankreich und Belgien und treffen Sie die Mehrwertsteuer in jedem Fall richtig.
- MwSt.-frei und DifferenzbesteuerungBehandeln Sie Gebrauchtwaren in der Differenzbesteuerung, bei der die Mehrwertsteuer nur auf Ihre Provision entfällt.
- BPM bei niederländischen FahrzeugverkäufenBehandeln Sie die niederländische Fahrzeugsteuer bei Fahrzeuglosen korrekt und getrennt von der Mehrwertsteuer.
- Innergemeinschaftliche Lieferung auf Rechnungspositionen gekennzeichnetStellen Sie einen Verkauf an ein mehrwertsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land steuerfrei und weisen Sie ihn als solchen aus.
- Brutto oder netto, je PositionZeigen Sie Verbraucherpreise inklusive und Händlerpreise exklusive Mehrwertsteuer, auf derselben Plattform.
- Intrastat-MeldungenErzeugen Sie die grenzüberschreitenden Warenwerte, die verlangt werden, sobald Ihr EU-Handel die Meldeschwelle überschreitet.